Электронный документооборот сегодня – уже не новинка, а неотъемлемая часть ведения бизнеса. В век информационных технологий архивы бумажных документов уступают свое место цифровым хранилищам. В Европе документооборот коммерческих структур и госучреждений давно переведен в виртуальное пространство. Теперь эта инновационная технология получает все большее распространение в нашей стране. Какие преимущества электронного документооборота привлекают российских бизнесменов?
Уже более двух лет в России законодательно закреплена возможность перевода первичной документации в электронную форму. Теперь в электронном виде можно оформлять практически все отчетные документы. Уже появились отдельные площадки для онлайнкоммуникаций бизнеса с налоговыми органами и другими госструктурами. Но есть и комплексные системы, позволяющие предприятиям обмениваться документами со всеми сразу – вплоть до своих контрагентов, которым можно выставить счет в электронном виде.
Одним из первых такую инновационную технологию предложил российским компаниям Сбербанк.
Сервис называется e-invoicing, и с его помощью можно забыть о тратах на принтер, бумагу и курьеров.
Сбербанк предлагает предпринимателям технологию e-invoicing – современный способ ведения бизнеса
Эта услуга дает клиентам возможность обмениваться между собой юридически значимыми первичными документами, необходимыми для взаимодействия с контрагентами (счета, счета-фактуры, товарные накладные и т.д.), передавать необходимые сведения самому банку, а также направлять отчетность в государственные органы в электронном виде. И все это без отправки бумажных носителей и с сохранением юридической значимости.
Универсальная система
Достоинств у электронного документооборота много, в числе самых важных можно назвать высокую скорость получения документации и уменьшение затрат на хранение и доставку документов. Также предпринимателей, которые уже используют e-invoicing, привлекает уменьшение количества ошибок и трудоемкости в процессе их исправления за счет сокращения ручного труда и интеграции с бухгалтерскими программами (1С, Парус и т.д.). Что немаловажно, документы, хранящиеся в системе, невозможно утратить, при этом сохраняется их полная конфиденциальность.
В виртуальном пространстве для руководителей и главных бухгалтеров предоставлен весь спектр услуг по электронной подписи,
от классического варианта электронного ключа (токена-«флешки») до современной «облачной» версии подписи.
Подключиться к такому каналу связи очень просто. Необходимо только обратиться в офис Сбербанка, а все дальнейшие действия помогут выполнить квалифицированные менеджеры, которые проконсультируют клиента по любым вопросам работы в системе. Кстати, тем, кто уже является пользователям системы дистанционного обслуживания Сбербанк Бизнес Онлайн, активировать e-invoicing еще легче – достаточно лишь заполнить заявление на получение сертификата электронной цифровой подписи.
Прощай, бумага
Сервис e-invoicing предоставляется Сбербанком по двум разным тарифам. Первый, «Основной», бесплатен – в случае, если клиент обменивается документами только с банком и его дочерними структурами. За дополнительную плату – 295 рублей в месяц – можно получить доступ к дополнительным опциям и перевести в электронный вид взаимодействие со своими контрагентами и контролирующими органами. Цена символическая в сравнении с издержками на бумажные носители, канцелярию и курьерские службы.
К сервису электронного документооборота можно подключиться в любом офисе Сбербанка
Ведь стоимость процессинга одного бумажного документа при учете всех прямых и косвенных затрат составляет 30–120 рублей.
Есть и другие важные причины для использования услуги e-invoicing: оперативные ответы на запросы заказчиков, быстрое и качественное принятие решений, широкие возможности контроля со стороны руководства и соответствие документооборота существующим правилам. В результате повышается продуктивность работы всей компании, а не только сотрудников, напрямую связанных с документацией и договорной деятельностью.
Именно поэтому в сегодняшних условиях, когда компании нацелены на максимальное сокращение издержек и эффективность, электронный документооборот – необходимый инструмент для повышения продуктивности вашего бизнеса.